जब कोई संगठन ऐसे दस्तावेज जमा करता है जिसके लिए अल्पकालिक या दीर्घकालिक भंडारण की आवश्यकता होती है, तो इसे व्यवस्थित करना और सॉफ्ट या हार्ड कवर वाले स्टेपल फ़ोल्डरों को रखना आवश्यक है। संग्रह के डिजाइन और काम के अनुक्रम के लिए प्रत्येक विशिष्ट मामले की अपनी आवश्यकताएं हो सकती हैं, क्योंकि इस क्षेत्र में कोई सख्त विधायी मानक नहीं हैं। हालांकि, यह उन बुनियादी सिद्धांतों को परिभाषित करता है जिनका आमतौर पर अनुभवी क्लर्क पालन करते हैं।
ज़रूरी
- - ब्लैक लेड पेंसिल;
- - लिपिक अवल (या UPD डिवाइस);
- - दबाना;
- - सिलाई सुई;
- - कॉर्ड या नायलॉन का धागा;
- - कैंची;
- - श्वेत पत्र की एक शीट;
- - स्टेशनरी गोंद;
- - आवरण।
निर्देश
चरण 1
प्रलेखन के मूल्य की जांच करने के बाद, प्रत्येक शीट के ऊपरी दाएं कोने में एक काली सीसा पेंसिल के साथ एक सीरियल नंबर (कालानुक्रमिक क्रम में) रखकर इसे नंबर दें। पहले उलट के साथ शुरू करें; निहित दस्तावेजों की शीर्षक सूची और अंतिम पृष्ठ को क्रमांकित करने की आवश्यकता नहीं है। सुनिश्चित करें कि नंबर टेक्स्ट में नहीं जाते हैं।
चरण 2
प्रत्येक दस्तावेज़ के बाएँ हाशिये के बीच में एक विशेष लिपिकीय अवल के साथ दो जोड़ी छेद बनाएँ। कागजों के ढेर को टूटने से बचाने के लिए, इसे एक क्लैंप में सुरक्षित करें। एक नियम के रूप में, क्लर्क एक ऊर्ध्वाधर रेखा में छेद करते हैं, प्रत्येक छेद के बीच कम से कम 3 सेमी छोड़ते हैं। यदि शीट में एक संकीर्ण मार्जिन है, तो आप किनारे पर एक सफेद पट्टी को गोंद कर सकते हैं।
चरण 3
दस्तावेज़ीकरण (UPD) को चमकाने के लिए एक विशेष मशीन का उपयोग करें। यह आपके काम को काफी कम कर देगा, क्योंकि इस उपकरण से आप एक बार में 10 सेमी मोटे दस्तावेजों के ढेर को छेद सकते हैं। निर्देशों को ध्यान से पढ़ें और ध्यान से काम करें - ड्रिल बहुत गर्म हो जाती है।
चरण 4
एक विशेष बैंक सुतली या मजबूत नायलॉन के धागे और एक सिलाई सुई का उपयोग करके फ़ोल्डर को सिलाई करना शुरू करें। सुरक्षित प्रतिबद्धता के लिए संग्रह को दो बार फ्लैश करें। कॉर्ड की ढीली "पूंछ" (लगभग 5-6 सेमी) को "किताब" के सीम की तरफ मध्य छेद के माध्यम से खींचें और एक मजबूत गाँठ बनाएं।
चरण 5
मोटे सफेद कागज से एक सर्कल (लगभग 4 सेमी व्यास) काट लें और इसके साथ गाँठ को गोंद दें। नियमित स्टेशनरी गोंद का प्रयोग करें। एक मुहर के साथ स्टिकर को पकड़ो, उसके नीचे प्रमाणन हस्ताक्षर और तारीख चिपकाएं। यदि फोल्डर पहले से ही बिना किसी पुष्टि पृष्ठ के लेस हो गया है, तो इसे कवर के अंदर चिपकाने की अनुमति है।
चरण 6
लेस्ड फ़ोल्डर को एक विशेष कवर में खिसकाएं या किसी मशीन से दस्तावेज़ों को बांधें। लंबे समय तक संग्रह के लिए, एक कठिन कवर चुनने की सिफारिश की जाती है, अन्य मामलों में कार्डबोर्ड "कपड़े" या मोटे लेपित कागज से भी उपयुक्त होते हैं। किसी भी मामले में, यह एक व्यावसायिक मुद्रण उत्पाद होना चाहिए, जिसे कॉर्पोरेट शैली के अनुसार डिज़ाइन किया गया हो।
