जब प्राप्तकर्ता को आधिकारिक दस्तावेज भेजने की आवश्यकता होती है: एक बयान, एक दावा, दावे के बयान की एक प्रति और अन्य - पत्राचार न केवल महत्वपूर्ण है, बल्कि कानूनी रूप से महत्वपूर्ण है। कानून की दृष्टि से सुपुर्दगी होने के लिए एक निश्चित प्रक्रिया का पालन करना आवश्यक है।
अनुदेश
चरण 1
प्राप्तकर्ता को दो प्रतियों में भेजने के लिए दस्तावेज़ तैयार करें। उनमें से एक को आपके साथ रहना चाहिए।
चरण दो
यदि संभव हो तो दस्तावेज़ को व्यक्तिगत रूप से वितरित करें। सीधे प्राप्तकर्ता या उसके अधिकृत प्रतिनिधि को सौंप दें। एक प्रतिनिधि की शक्तियों को पावर ऑफ अटॉर्नी द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है या कानून का पालन किया जा सकता है। रसीद के बदले किसी निजी व्यक्ति को संबोधित पत्र-व्यवहार सौंपना अधिक सुरक्षित है। यदि आप किसी कानूनी इकाई को दस्तावेज़ स्थानांतरित करते हैं, तो इसे सचिवालय या कार्यालय के माध्यम से करें। जब प्राप्तकर्ता एक अधिकारी होता है, तो आप इनमें से किसी भी विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 3
व्यक्तिगत वितरण के मामले में, यह सुनिश्चित करना सुनिश्चित करें कि आपकी प्रति में उस व्यक्ति की रसीद है जिसने पत्राचार प्राप्त किया है। जिस व्यक्ति को आप दस्तावेज़ दे रहे हैं, उसे "प्राप्त" शब्द लिखना चाहिए, उसका अंतिम नाम और आद्याक्षर, साथ ही वर्तमान तिथि और निश्चित रूप से, एक हस्ताक्षर छोड़ना चाहिए। यदि वह संगठन का कर्मचारी है, तो उसकी स्थिति का भी संकेत दिया जाना चाहिए।
चरण 4
जब आवश्यक हो, एक कूरियर या मध्यस्थ के माध्यम से प्राप्तकर्ता को पत्राचार अग्रेषित करें, उन्हें यह निर्देश देना न भूलें कि इसे कौन और कैसे पहुंचाएगा।
चरण 5
यदि आप व्यक्तिगत रूप से पत्राचार करने में असमर्थ हैं, या प्राप्तकर्ता इसे स्वीकार करने से इनकार करता है, तो मेल सेवाओं का उपयोग करें। इसे एक अधिसूचना और संलग्नक की सूची के साथ पंजीकृत मेल द्वारा भेजा जाना चाहिए। कुछ मामलों में, यह एकमात्र विकल्प है जिसमें न्यायालय या अन्य अधिकृत निकाय सेवा को मान्य मानते हैं। इस तथ्य की पुष्टि में कि प्राप्तकर्ता को पत्र प्राप्त हुआ है, एक दस्तावेज आपको वापस कर दिया जाएगा - एक मेल अधिसूचना। अनुलग्नक की सूची की आवश्यकता है ताकि मेल द्वारा भेजने का प्रमाण खाली पत्र या कोई बाहरी दस्तावेज़ न हो, अर्थात् वह जिसे प्रस्तुत करने की आवश्यकता हो।
चरण 6
अधिसूचना आपको वापस करने के बाद, इसे और संलग्नक की सूची दस्तावेज़ की शेष प्रति के साथ संलग्न करें। जब तक आवश्यक न हो तब तक स्टोर करें।
