इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के बढ़ते प्रसार के बावजूद, ई-मेल के माध्यम से उद्यमों के बीच संचार, व्यावसायिक पत्राचार ने अपनी प्रासंगिकता नहीं खोई है। 80% से अधिक व्यावसायिक पत्र कागज पर मुद्रित होते हैं और डाक द्वारा या एक अंतर्विभागीय अभियान द्वारा भेजे जाते हैं। एक पत्र को सही तरीके से कैसे लिखा जाए ताकि वह अपने लक्ष्य को प्राप्त कर सके, और प्राप्तकर्ता द्वारा कूड़ेदान में न भेजा जाए?
अनुदेश
चरण 1
जब आप एक व्यावसायिक पत्र लिखना शुरू करते हैं, तो एक व्यावसायिक लेटरहेड लें। एक नियम के रूप में, इसका प्रारूप ए 4 पेपर पर मुद्रित कार्यालय के काम के निर्देशों में परिभाषित किया गया है। यदि मुद्रण तैयार लेटरहेड पर किया जाएगा, तो शीर्ष पर पर्याप्त इंडेंटेशन का ध्यान रखें (कंपनी के विवरण को समायोजित करने के लिए)। मार्जिन को बाईं ओर छोड़ दें - 30 मिमी, दाईं ओर और नीचे - 20 मिमी (छोटा, लेकिन 15 मिमी से कम नहीं)।
चरण दो
फॉर्म चुनते समय, विवरण (कोणीय या अनुदैर्ध्य) के स्थान पर निर्णय लें। यदि आपका पत्र उत्पादन और वित्तीय गतिविधियों से संबंधित है, जानकारी रखता है, सहयोग के लिए एक प्रस्ताव, एक निजी व्यक्ति को संबोधित किया जाता है - विवरण की कोणीय व्यवस्था (शीट के ऊपरी बाएं कोने में) का उपयोग करना बेहतर होता है।
पत्र के ऊपरी बाएँ भाग में प्राप्तकर्ता का विवरण छपा हुआ है। एक कानूनी इकाई के लिए, यह संगठन का नाम है (नाममात्र मामले में), उस व्यक्ति की स्थिति जिसे पत्र का इरादा है (मूल मामले में)। उदाहरण के लिए, जेएससी "पावलोव्स्क ग्रेनाइट", बिक्री विभाग के प्रमुख इवानोव आई.आई.
यदि पत्र प्रमुख को भेजा जाता है, तो उद्यम का नाम छोड़ा जा सकता है, क्योंकि यह स्थिति के शीर्षक में शामिल है (उदाहरण के लिए, "जेएससी पावलोव्स्क ग्रेनाइट के निदेशक" सिदोरोव ईई)।
चरण 3
बधाई पत्र, निमंत्रण पत्र विवरण की एक अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ एक लेटरहेड पर बेहतर लगेगा। इस तरह के एक पत्र के शीर्षलेख में, न्यूनतम संख्या में विवरण हथियारों या प्रतीक का कोट, उद्यम का नाम, संक्षिप्त नाम (केवल अगर यह चार्टर या अन्य शासी दस्तावेज में निहित है), तिथि और संख्या है। संगठन का पता, फोन नंबर, ईमेल पता पाद लेख में स्थित हैं। ऐसे पत्र की सामग्री को एक शीट पर रखने की सलाह दी जाती है।
चरण 4
अब लेटर खुद ही लिखना शुरू करें। दस्तावेज़ का नाम (पत्र) मुद्रित करने की आवश्यकता नहीं है। अपनी पसंद का कोई फॉन्ट चुनें, यदि वह कार्यालय के काम के लिए निर्देशों में निर्दिष्ट नहीं है। सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला फ़ॉन्ट टाइम्स न्यू रोमन है, आकार 12-14।
चरण 5
यदि यह किसी विशिष्ट व्यक्ति के लिए अभिप्रेत है, तो उससे सीधे संपर्क करें ("प्रिय निकोलाई इवानोविच!") और केवल "आप" से। यदि नहीं, तो सीधे पाठ पर जाएँ। यदि अक्षर छोटा है, तो पंक्ति रिक्ति को 1, 5 में बदलें।
सामग्री स्पष्ट होनी चाहिए, स्पष्ट रूप से व्यक्त करना चाहिए कि आप प्राप्तकर्ता से क्या चाहते हैं।
चरण 6
अंत में, पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले प्रमुख की स्थिति को इंगित करें, पूरा नाम (उपनाम के सामने आद्याक्षर रखें, उदाहरण के लिए, वी.आई. पेट्रोव)। एक कलाकार के रूप में आपके निर्देशांक नीचे दिए गए हैं - अंतिम नाम, प्रथम नाम, मध्य नाम, टेलीफोन नंबर।
