टेलीफ़ोनोग्राम का अर्थ है टेलीफ़ोन द्वारा मौखिक रूप से प्रेषित दस्तावेज़ों के लिए एक सामान्यीकृत नाम। इसका उपयोग सेवा की जानकारी प्रसारित करने के लिए किया जाता है, एक नियम के रूप में, आपातकालीन मामलों में जब पता करने वाले को तत्काल कुछ के बारे में सूचित करने की आवश्यकता होती है, एक संदेश भेजें, एक निमंत्रण भेजें।
ज़रूरी
स्टेशनरी, प्राप्तकर्ता फोन नंबर, आउटगोइंग मेल जर्नल, टेलीफोन संचार
निर्देश
चरण 1
टेलीफोन संदेश का पाठ तैयार करें। संदेश का सार संक्षेप में बताएं, पाठ की अनुशंसित लंबाई 50 शब्दों से अधिक नहीं है। यदि टेलीफोन संदेश में भविष्य में होने वाली किसी घटना का संकेत होता है: एक बैठक, एक बैठक, एक अधिनियम तैयार करना, आदि, तो सुनिश्चित करें कि आप घटना के विशिष्ट स्थान और समय को इंगित करते हैं।
पाठ को इस तरह से लिखा जाना चाहिए कि दोहरी व्याख्या की संभावना को बाहर कर दिया जाए।
चरण 2
सिर से एक पत्र खींचने के नियमों के अनुसार कागज पर एक टेलीफोन संदेश तैयार करें। इस प्रकार, पाठ के साथ दस्तावेज़ को अपेक्षित निर्दिष्ट किया जाना चाहिए: एक अद्वितीय संख्या और संकलन की तारीख। टेलीफोन संदेश उस व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित है जिसकी ओर से इसे प्रेषित किया जाएगा।
चरण 3
टेलीफोन संदेश के प्राप्तकर्ता का निर्धारण करें। यदि कई प्राप्तकर्ता हैं, तो संदेश के पाठ के अलावा प्राप्तकर्ताओं की एक सूची बनाएं। ऐसी सूची एक अलग शीट पर तैयार की जाती है, इसमें उन संगठनों के नाम होते हैं जिन्हें टेलीफोन संदेश और संबंधित टेलीफोन नंबर भेजे जाने चाहिए।
चरण 4
आउटगोइंग पत्राचार लॉग में टेलीफोन संदेश पंजीकृत करें। यदि आपके वर्कफ़्लो में कोई टेलीफ़ोन संदेश एक दुर्लभ घटना है, तो पंजीकरण के लिए एक सामान्य जर्नल का उपयोग करें। इस घटना में कि आप नियमित रूप से जानकारी स्थानांतरित करने की इस पद्धति का सहारा लेते हैं, टेलीफोन संदेशों के लिए एक अलग पत्रिका शुरू करें, ताकि आपके लिए नेविगेट करना अधिक सुविधाजनक हो।
चरण 5
प्राप्तकर्ता को कॉल करें और एक टेलीफोन संदेश प्राप्त करने के लिए कहें। टेलीफोन संदेश प्राप्त करने वाले व्यक्ति की स्थिति, उपनाम, नाम, संरक्षक का पता लगाएं और रिकॉर्ड करें।
चरण 6
सब्सक्राइबर को बताएं:
- उस व्यक्ति की स्थिति, उपनाम, नाम, संरक्षक, जिसकी ओर से टेलीफोन संदेश भेजा जाता है;
- आपकी स्थिति, उपनाम, नाम, संरक्षक और फोन नंबर।
टेलीफोन संदेश के पाठ को डिक्टेट करें। आपके द्वारा पाठ प्रेषित करने के बाद, ग्राहक को टेलीफोन संदेश को फिर से पढ़ने के लिए कहें ताकि उसकी रिकॉर्डिंग की शुद्धता की जांच हो सके।
चरण 7
ग्राहक से टेलीफोन संदेश की आने वाली पंजीकरण संख्या का पता लगाएं, इसे लिख लें।
