सख्त जवाबदेही के रूपों, काम की प्रक्रिया में क्षतिग्रस्त या प्रिंटिंग हाउस में खराब मुद्रित, को आसानी से फेंका नहीं जा सकता। उन्हें सावधानीपूर्वक तिरछे काटकर एक धातु की तिजोरी में संग्रहित किया जाना चाहिए।
अनुदेश
चरण 1
क्षतिग्रस्त या अधूरे सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म को पांच साल के लिए संग्रहित किया जाना चाहिए। इस अवधि के बाद, प्रपत्रों की एक सूची व्यवस्थित करें, जो क्षतिग्रस्त या अप्रयुक्त दस्तावेज़ों की वास्तविक उपस्थिति की पुष्टि करनी चाहिए जिनकी अब वस्तुनिष्ठ कारणों से आवश्यकता नहीं है। ऐसे कारण हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, रसीदों पर संकेत, बीमा पॉलिसियां, होटलों के लिए चालान के रूप और संगठन के पुराने कानूनी पते के अन्य रूप। इन्वेंट्री प्रक्रिया के दौरान, लिखने के लिए फॉर्म की सटीक संख्या निर्धारित करें, उनकी संख्या, दस्तावेज़ को नुकसान के कारण की पहचान करें। संगठन द्वारा अपनी गतिविधियों के दौरान जारी किए गए टियर-ऑफ फॉर्म से बची हुई रीढ़ भी निरीक्षण के अधीन है।
चरण दो
इन्वेंट्री के एक महीने बाद, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म को नष्ट करने के लिए एक कमीशन जमा करें। आयोग को सभी प्रयुक्त और क्षतिग्रस्त रूपों, उनकी मात्रा की जांच करनी चाहिए और किए गए कार्य के आधार पर, राइट-ऑफ और विनाश का एक अधिनियम तैयार करना चाहिए।
चरण 3
SSO राइट-ऑफ़ अधिनियम का रूप सीधे संस्था में विकसित किया जाता है। अधिनियम को एक संख्या निर्दिष्ट करें, भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति की सूची बनाएं, संगठन का नाम इंगित करें। आयोग के सदस्यों को सूचीबद्ध करके उनके नाम और उपनाम, पदों को इंगित करते हुए अधिनियम का पाठ शुरू करें। अगला, एक तालिका बनाएं, जिसके पहले कॉलम में फॉर्म की संख्या, दूसरे में - विनाश का कारण, और तीसरे में - राइट-ऑफ की तारीख को इंगित करें। नष्ट किए जाने वाले प्रपत्रों की संख्या और शब्दों में इंगित करें, आयोग के सभी सदस्यों के हस्ताक्षर एकत्र करें, इन हस्ताक्षरों को समझें, अधिनियम के अंत में तारीख डालें।
चरण 4
हस्ताक्षरित अधिनियम के आधार पर सख्त जवाबदेही प्रपत्रों को नष्ट करें। विनाश का अर्थ है उस कागज़ के वाहक का भौतिक विनाश, जिस पर प्रपत्र मुद्रित है, बिना पुनर्प्राप्ति की संभावना के। एक श्रेडर के माध्यम से लिखित दस्तावेजों को पास करें या उन्हें जला दें।
