किसी भी संगठन की गतिविधि में दस्तावेजों के साथ काम करना शामिल है। उनमें से कुछ समय के साथ अपनी प्रासंगिकता खो देते हैं और काम में उपयोग नहीं किए जाते हैं। अनावश्यक कागजों से छुटकारा पाने के लिए, उन्हें आमतौर पर नष्ट कर दिया जाता है। कार्यालय के काम में स्थापित नियमों के अनुसार दस्तावेजों का विनाश सख्ती से किया जाना चाहिए।
ज़रूरी
- - विनाश का कार्य;
- - दस्तावेजों के विनाश के लिए तकनीकी साधन।
निर्देश
चरण 1
दस्तावेजों को नष्ट करने की प्रक्रिया की जाँच करें। यह कागजी दस्तावेजों और इलेक्ट्रॉनिक रूप में बने दोनों दस्तावेजों पर लागू होता है। आमतौर पर, ऐसे दस्तावेज़ जो अपना व्यावहारिक मूल्य खो चुके हैं और जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो चुकी है, नष्ट हो जाते हैं। यह मुख्य रूप से कर्मियों और लेखा दस्तावेजों पर लागू होता है।
चरण 2
दस्तावेजों के मूल्य की एक परीक्षा आयोजित करें। इसका परिणाम उन कागजों के आवंटन और विनाश की तैयारी पर एक अधिनियम होना चाहिए जो अब भंडारण के अधीन नहीं हैं। दस्तावेज़ों की अवधारण अवधि आपके संगठन की फ़ाइलों के वर्तमान नामकरण द्वारा निर्धारित की जाती है। कुछ मामलों में, शर्तें संघीय कानूनों, सरकारी फरमानों, विभागीय या दस्तावेजों की मानक सूचियों के अनुसार निर्दिष्ट की जाती हैं।
चरण 3
शीर्षकों के प्रत्येक समूह के सामने संरचनात्मक इकाई का नाम रखते हुए दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए एक अधिनियम तैयार करें। अधिनियम में समान मामलों को एक सामान्य शीर्षक के तहत दर्ज करें, जो कुल मामलों की संख्या को दर्शाता है। अधिनियम पर उस संगठन के कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किया जाना चाहिए जिसने दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा में भाग लिया हो। उसके बाद, अधिनियम को प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
चरण 4
पृष्ठ दृश्य का उपयोग करके विनाश के मामलों का चयन करें। यह आपको आवश्यक दस्तावेज़ को याद नहीं करने देगा जो गलती से फ़ाइल में आ गया है। यदि कोई सामग्री लंबे समय से भंडारण स्थान में है, तो दस्तावेजों की प्रासंगिकता निर्धारित करने के लिए उन्हें चुनिंदा रूप से स्क्रॉल किया जा सकता है।
चरण 5
अधिनियम में शामिल दस्तावेजों को नष्ट करने की विधि चुनें। उन्हें जलाया जा सकता है या इस उद्देश्य के लिए एक पेपर श्रेडर का उपयोग किया जा सकता है। कभी-कभी नष्ट की जाने वाली सामग्रियों को एक विशेष उद्यम में निपटान के लिए स्थानांतरित कर दिया जाता है, एक स्वीकृति प्रमाण पत्र और एक संबंधित चालान के साथ प्रक्रिया तैयार की जाती है। दस्तावेज़ीकरण की मात्रा महत्वपूर्ण होने पर बाद की विधि का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है। गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए, मामलों का स्थानांतरण और उनका विनाश आमतौर पर संगठन के एक कर्मचारी की देखरेख में किया जाता है।
