दस्तावेजों की सूची एक संदर्भ पुस्तक है जो दस्तावेजों की संरचना और सामग्री को प्रकट करती है, व्यवस्थित करती है और दस्तावेजों के पूरे सेट में उन्हें ध्यान में रखती है। दस्तावेजों के प्रसंस्करण और आदेश में इन्वेंट्री का संकलन एक महत्वपूर्ण चरण है, जिसका उद्देश्य न केवल दस्तावेजों की सुरक्षा है, बल्कि उनका स्पष्ट निष्पादन भी है।
अनुदेश
चरण 1
संगठन के लेटरहेड (यदि कोई हो) पर दस्तावेजों की सूची का पंजीकरण करना। यह आवश्यक नहीं है, लेकिन ऐसे दस्तावेजों के लिए एक वांछनीय आवश्यकता है। किसी भी मामले में, संगठन का नाम इंगित किया जाना चाहिए।
चरण दो
शीर्षक लिखें, जिसमें ऐसी जानकारी होनी चाहिए जो इन्वेंट्री में शामिल दस्तावेजों के स्वामित्व को निर्धारित करती हो। उदाहरण के लिए, "आपराधिक मामले में दस्तावेजों की सूची", "सत्यापन फ़ाइल में उपलब्ध दस्तावेजों की सूची", "डेनमार्क के लिए वीजा के लिए दस्तावेजों की सूची", आदि। यदि संगठन नियमित रूप से सूची संकलित करता है, तो सूची की क्रम संख्या लिखें।
चरण 3
निम्नलिखित अनुभागों से मिलकर एक तालिका बनाएं: "पी / पी की संख्या", "दस्तावेज़ का नाम", "दस्तावेज़ में शीट्स की संख्या"। कृपया सभी सूचीबद्ध फ़ील्ड भरें। तालिका में आवश्यकतानुसार लुकअप कॉलम जोड़ें। उदाहरण के लिए, पेज _ से _ तक, पेज नंबर, वैल्यू, नोट आदि।
चरण 4
तालिका के नीचे लिखें कि आप इन्वेंट्री में कितनी शीट, दस्तावेज़ या प्रतियां शामिल करते हैं। संख्याओं और शब्दों में लिखें: 3 (तीन), 25 (पच्चीस)।
चरण 5
सूची के संकलन को संगठन के प्रमुखों के हस्ताक्षर के साथ पूरा करें, इस सूची के निष्पादन के लिए एक तरह से या किसी अन्य जिम्मेदार (कार्मिक विभाग के निरीक्षक, उत्पादन के प्रमुख, आदि)। प्रबंधक की स्थिति का पूरा नाम और उसके अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक का एक प्रतिलेख लिखें। यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ में अपना पूरा नाम शामिल करें। और उस व्यक्ति के हस्ताक्षर जिसने दस्तावेज सौंपे और स्वीकार किए।
चरण 6
दस्तावेज़ की तारीख भी इंगित करें। यह अंत में और इन्वेंट्री की शुरुआत में, दस्तावेज़ के बाईं ओर और दाईं ओर स्थित हो सकता है। इन्वेंट्री पर संगठन की मुहर नहीं लगाई जाती है।
चरण 7
दस्तावेजों की सूची दो प्रतियों में तैयार की गई है: एक संगठन में रहता है, दूसरा अनुरोध के स्थान पर प्रस्तुत किया जाता है।
