लेखांकन दस्तावेज और नकदी रजिस्टर, प्रोटोकॉल और चार्टर, लेखा पुस्तकों को मुद्रित और कागज पर संग्रहीत किया जाना चाहिए। उसी समय, उन्हें स्टेपल किया जाना चाहिए ताकि पृष्ठ दस्तावेजों में मिश्रित न हों, खो न जाएं या जब्त न हों। इस उद्देश्य के लिए, उन्हें सिला जाता है। कठोर धागों से। यदि किसी दस्तावेज़ या पुस्तक को सिल दिया जा रहा है, तो धागे को अतिरिक्त रूप से एक स्टिकर के साथ सील कर दिया जाता है और मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।
दस्तावेजों को स्टेपलिंग और स्टेपल करने की तैयारी
सिलाई के लिए दस्तावेजों या किताबों की शीट तैयार करें। एक सुई और कठोर धागा तैयार करें। आपको होल पंच, स्टेशनरी ग्लू, स्टिकर (कागज 4 x 6 सेमी) और प्रिंटिंग की आवश्यकता हो सकती है। इसके बाद, दायर किए जाने वाले दस्तावेजों को तैयार करें। चादरों को सही ढंग से व्यवस्थित करें, जांचें कि क्या वे सही क्रम में मुड़े हुए हैं। यदि कई चादरें एक साथ सिल दी जाती हैं, तो यह सुई से छेद करने के लिए पर्याप्त है। सिलाई के स्थान पर एक सख्त लंबवत रेखा खींचें, केंद्र में सममित रूप से 3 अंक चिह्नित करें, जिनके बीच सख्ती से 3 सेमी हैं, और आप हेम कर सकते हैं। यदि दस्तावेज़ विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, तो आप 3 सेमी अंतराल पर बंधन के लिए पांच छेद बना सकते हैं। आप छेद पंच के साथ छेद बना सकते हैं।
लेखांकन दस्तावेजों के लिए जिन्हें मोटे बंडलों में दाखिल करने की आवश्यकता होती है, आप दो विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं। भागों में छेद करें और धागे के साथ आगे बढ़ें। या मोटी लंबी कील और हथौड़े से पंचर बना लें। किसी भी चीज़ की लॉगबुक सिलने से पहले पृष्ठों को कवर से कवर तक क्रमांकित करें। अगला, छेदों को छेदने के लिए एक कील और हथौड़े का उपयोग करें। या एक awl के साथ छेदना।
दस्तावेज़ों को कैसे और कैसे स्टेपल करें
आप साधारण धागों के साथ कई चादरों में दस्तावेजों को सिलाई कर सकते हैं, लेकिन सिलाई धागे (कठोर धागा) चुनना बेहतर है। बैंक दस्तावेजों के बंडलों को बैंक सुतली के साथ सिलाई करना बेहतर है। पत्रिकाएँ एक कठोर धागा होती हैं, क्योंकि पत्रिका अपने आप से जुड़ी होती है, और यह सुनिश्चित करने के लिए धागे की आवश्यकता होती है कि चादरें फटी नहीं हैं।
आय और व्यय पुस्तिका को क्रमांकित और सिला जाना चाहिए। अंतिम पृष्ठ पर, पुस्तक पर डेटा इंगित किया गया है और उद्यमी और कर प्रतिनिधि के हस्ताक्षर और मुहर (यदि कोई हो) डाल दिए गए हैं।
विश्वसनीयता के लिए दस्तावेजों को दो बार सिलाई करना बेहतर है। सिलाई का सही संस्करण तब होता है जब धागा दस्तावेज़ के पीछे से शुरू होता है और सिलाई के बाद बाकी धागा वहां प्रदर्शित होता है। पीठ पर कितने सेंटीमीटर धागा छोड़ना चाहिए? 5-7 सेंटीमीटर। फिर धागे को गाँठ से बाँधना सुविधाजनक होता है। बाद के ग्लूइंग के लिए थ्रेड्स के सिरे लगभग बराबर होने चाहिए।
एक बाध्य दस्तावेज़ बनाना
सिलाई के बाद लेखांकन दस्तावेजों के साथ क्या करना है? एक कोठरी या संग्रह में भेजा जा सकता है। फर्मवेयर पर उनके साथ काम पूरा हो गया है। लेकिन महत्वपूर्ण दस्तावेज, उदाहरण के लिए, प्रोटोकॉल, को और अधिक तैयार करने की आवश्यकता है। इसके लिए पतले कागज का स्टीकर तैयार किया जा रहा है। निम्नलिखित पाठ इस पर पहले से छपा हुआ है: "एन शीट के साथ सिले, क्रमांकित, हस्ताक्षरित और मुहर लगी।" एन - शब्दों और संख्याओं में दर्शाई गई चादरों की संख्या। इसके बाद मुखिया की स्थिति, संगठन का नाम, वास्तविक हस्ताक्षर और मुहर आती है। पाठ, निश्चित रूप से, अग्रिम में मुद्रित किया जाता है, और हस्ताक्षर और मुहर बाद में लगाई जाती है।
लेखांकन और आय की पुस्तक, जिसे इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखा गया था, रिपोर्टिंग अवधि के अंत में मुद्रित की जाती है, प्रिंटआउट उद्यमी और कर प्राधिकरण के प्रतिनिधि द्वारा बाध्य और प्रमाणित होते हैं।
स्टिकर को दस्तावेज़ के पीछे रखा जाता है ताकि यह धागों की गाँठ और धागों के हिस्से को कवर कर सके। धागे के सिरों को स्टिकर से बाहर लाया जाता है और स्टिकर की पूरी सतह पर कार्यालय गोंद से चिपकाया जाता है। केवल अब सिर से हस्ताक्षर करना और मुहर लगाना संभव है। स्टिकर के साथ पत्रिकाओं को उसी प्रक्रिया के अधीन किया जाता है।
