अनुभवी सचिवों को पता है कि व्यावसायिक पत्राचार में दो तिहाई पूछताछ और उनके जवाब होते हैं। लिखित प्रश्न का मुख्य उद्देश्य प्राप्तकर्ता से कोई भी जानकारी प्राप्त करना है। पत्र के लेखक को पूर्ण संभव उत्तर प्राप्त करने की उम्मीद है, जो उसे कानून द्वारा निर्धारित समय अवधि के भीतर प्रदान किया जाएगा या अनुरोध में इंगित किया जाएगा। लिखित प्रश्नों को संसाधित करने के लिए कोई सख्त नियम नहीं हैं। हालांकि, व्यावसायिक पत्राचार के लिए कई सामान्य आवश्यकताएं हैं जिनका उन्हें तैयार करते समय पालन किया जाना चाहिए।
ज़रूरी
- - कंपनी का फॉर्म;
- - ए 4 पेपर;
- - कलम;
- - संगणक;
- - मुद्रक।
निर्देश
चरण 1
यदि आप किसी टीम की ओर से और आधिकारिक कारण से किसी अन्य संगठन या किसी व्यक्ति को आवेदन कर रहे हैं तो संगठन के लेटरहेड पर एक प्रश्न पत्र प्रिंट करें। किसी भी संस्थान को अनुरोध भेजने वाले नागरिक को इसे स्पष्ट रूप से लिखना होगा या इसे ए4 शीट पर प्रिंट करना होगा।
चरण 2
पत्र के ऊपरी दाएं कोने में पता करने वाले के बारे में जानकारी दें: उसकी स्थिति का पूरा नाम, उपनाम और आद्याक्षर, संगठन का डाक पता (यदि आवश्यक हो)। भेजने वाली कंपनी के बारे में जानकारी फॉर्म के बाईं ओर है। एक विशेष पंक्ति में, क्लर्क को आउटगोइंग दस्तावेज़ की संख्या और तारीख डालनी होगी। यदि आप अपनी ओर से आवेदन करते हैं, तो नीचे अपना डेटा सूचीबद्ध करें: अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक (संक्षिप्त नाम के बिना), घर का पता, संपर्क फ़ोन नंबर। उदाहरण के लिए: "एलएलसी के निदेशक के लिए" अर्ली मॉर्निंग "वीवी पेट्रोव सेमेनोव वासिली वासिलीविच, पते पर रहते हैं: Nsk, Pervaya सेंट, 15, उपयुक्त। 15, फोन 00-00-00 "।
चरण 3
अपने ईमेल के लिए एक शीर्षक लिखें। यह संक्षेप में लिखित अपील के सार को प्रतिबिंबित करना चाहिए, उदाहरण के लिए: "डेज़ी बीजों के न्यूनतम लॉट आकार और उनके लिए थोक मूल्य पर।" लेटरहेड पर, इस प्रॉप्स को बाईं ओर रखें। किसी व्यक्ति की ओर से बोलते समय, आप केवल "प्रश्न पत्र", "लिखित अनुरोध" या "अनुरोध पत्र" वाक्यांश को पंक्ति के मध्य में टाइप करके पत्र के प्रारूप को इंगित कर सकते हैं।
चरण 4
अनुरोध के बयान पर ही जाएं। यह आपके पत्र का मुख्य भाग होगा। पहले 1-2 वाक्यों में, कारण और उद्देश्य की व्याख्या करें जिसके लिए आप यह या वह जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए: "मई में, गार्डन पार्टनरशिप" सैड "के सदस्य डेज़ी बीजों की थोक खरीद करने की योजना बना रहे हैं। आपकी कंपनी के विज्ञापन विवरणिका की जांच करने के बाद, हमने प्रस्तावित सेवाओं का उपयोग करने का निर्णय लिया। इस संबंध में कृपया निम्नलिखित जानकारी नीचे दिए गए पते पर भेजें।"
चरण 5
प्रत्येक प्रश्न को तैयार करें। सटीक और संक्षिप्त होने का प्रयास करें। एक बार में 2-3 प्रश्नों सहित वाक्यों को बहुत लंबा न बनाएं। अंत में एक प्रश्न चिह्न लगाना सुनिश्चित करें - यह मुख्य विषय को नेत्रहीन रूप से उजागर करेगा। यदि कई प्रश्न हैं, तो उन्हें एक क्रमांकित सूची से भरें। उदाहरण के लिए: "1. न्यूनतम बीज लॉट का आकार क्या है? थोक और खुदरा बीज का 1 बैग कितना है? 3. खरीदे गए बैच को डिलीवर होने में कितना समय लगेगा? आपकी कंपनी और बागवानी साझेदारी के बीच आपूर्ति समझौते को समाप्त करने के लिए कौन से दस्तावेज जमा करने होंगे?"
चरण 6
धन्यवाद पत्र के साथ पत्र समाप्त करें। आप प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए वांछित समय सीमा भी चतुराई से इंगित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए: "आपकी प्रतिक्रिया के लिए अग्रिम धन्यवाद। हमें एक सप्ताह के भीतर मूल्य सूची मिलने की उम्मीद है।" अंतिम पंक्ति पर हस्ताक्षर करें (संगठन की ओर से, प्रमुख पर हस्ताक्षर किए गए हैं) और तारीख।
