किसी भी उद्यम या संगठन की गतिविधि, स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, दस्तावेज़ प्रबंधन के बिना असंभव है, जो वास्तव में, इस गतिविधि की पुष्टि है। दस्तावेज़ संचलन का एकीकरण पिछली शताब्दी के 79 के दशक में वापस किया गया था, लेकिन उस समय बनाए गए मानक, मामूली बदलाव और परिवर्धन के साथ, आज भी मान्य हैं।
निर्देश
चरण 1
संगठन की गतिविधियों का समर्थन करने के लिए आवश्यक एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में तीन प्रकार के दस्तावेज़ शामिल हैं:
- संगठनात्मक;
- प्रशासनिक;
- सूचना और संदर्भ।
बाद के प्रकार के दस्तावेज़ पहले दो के संबंध में सहायक हैं और उनके विपरीत, निष्पादन के लिए अनिवार्य नहीं है। उनमें प्रबंधकीय निर्णय लेने और उनकी सही समझ और कार्यान्वयन दोनों के लिए आवश्यक कोई विशेष सेवा जानकारी होती है।
चरण 2
संदर्भ दस्तावेजों में शामिल हैं: व्यापार समाचार पत्र; टेलीग्राम और टेलीफोन संदेश; सेवा, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट; सारांश, समीक्षा और सूचना रिपोर्ट, अधिनियम। इन दस्तावेजों की सामग्री को केवल इस जानकारी के आधार पर ध्यान में रखा जा सकता है या कार्रवाई के लिए प्रेरित किया जा सकता है। यह वर्कफ़्लो का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, जिसके बिना किसी भी उत्पादन प्रक्रिया को व्यवस्थित करना असंभव है।
चरण 3
यदि हम कुछ प्रकार की सूचनाओं और संदर्भ दस्तावेजों के बारे में बात करते हैं, तो उनमें से अधिकांश, एक नियम के रूप में, सूचना पत्र हैं, जिसमें लेखक प्रतिवादी के ध्यान में कुछ तथ्य, माल के बारे में जानकारी, आगामी घटनाओं या गतिविधियों को लाते हैं। वे दोनों सक्रिय हो सकते हैं और वे जो उच्चतम प्रबंधन स्तर वाले मूल संगठनों से सौंपे गए कार्यों के कार्यान्वयन पर एक रिपोर्ट के रूप में लिखे गए हैं। स्व-प्रेरित बिक्री पत्र भी सूचना और संदर्भ दस्तावेजों का उल्लेख करते हैं।
चरण 4
सारांश, अवलोकन या सूचना नोट - एक ही प्रकार के कुछ तथ्यों, चीजों या घटनाओं के विवरण वाले दस्तावेज जिनमें एक संक्षिप्त सारांश मौजूद हो सकता है, लेकिन यह आवश्यकता अनिवार्य नहीं है। साधारण प्रमाण पत्र इच्छुक पार्टियों या व्यक्तियों के अनुरोध पर तैयार किए जा सकते हैं और किसी भी तथ्य की पुष्टि करने वाले दस्तावेज के रूप में काम कर सकते हैं। ये हैं, उदाहरण के लिए, वेतन के प्रमाण पत्र, परिवार की संरचना, कार्य या अध्ययन का स्थान आदि।
चरण 5
सेवा नोट आमतौर पर उन विभागों के बीच सूचनाओं के आदान-प्रदान के रूप में उपयोग किए जाते हैं जो सीधे उत्पादन पर निर्भर नहीं होते हैं। तत्काल पर्यवेक्षक को उन तथ्यों के बारे में सूचित करने के लिए रिपोर्टें लिखी जाती हैं जिन्हें उन्हें ड्यूटी पर जानना आवश्यक है। श्रम अनुशासन के उल्लंघन के मामलों में व्याख्यात्मक बयानों का उपयोग किया जाता है, वे स्वयं उल्लंघनकर्ताओं द्वारा अपने कार्य की व्याख्या करने के लिए लिखे जाते हैं। किसी विशेष तथ्य की पुष्टि करने वाले अधिनियम सामूहिक रूप से तैयार किए जाते हैं और चेक या कार्रवाई में कम से कम 3 प्रतिभागियों द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं।
