गतिविधि के कुछ क्षेत्रों में माल, उत्पादों और दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण की आवश्यकता होती है। कार्ड फ़ाइल का उपयोग न केवल उत्पादन में किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यह टिकट या सिक्के एकत्र करने वाले व्यक्ति या फूलवाला के लिए उपयोगी होगा। सामान्य तौर पर, जहाँ भी आपको कुछ वस्तुओं की एक बड़ी सरणी के बीच सही खोजने की आवश्यकता होती है।
निर्देश
चरण 1
डेटा भंडारण के आकार की परवाह किए बिना फ़ाइल में निहित जानकारी आसानी से सुलभ होनी चाहिए। इसलिए, पूरे वॉल्यूम को ब्लॉक में तोड़ दें, उदाहरण के लिए, वर्णानुक्रम में या तिथि के अनुसार। यह आपको कम समय में आवश्यक जानकारी (कार्ड) खोजने में मदद करेगा।
चरण 2
फ़ाइल में सभी प्रविष्टियाँ साफ-सुथरी होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि नाम हाथ से लिखे गए हैं, तो उन्हें बिना किसी धब्बा के, समझने योग्य होना चाहिए, क्योंकि इससे आपके लिए आवश्यक जानकारी ढूंढना मुश्किल हो जाएगा।
चरण 3
फ़ाइल को एक निर्दिष्ट स्थान पर संग्रहित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, एक रैक में। बक्से कार्ड के आकार से मेल खाना चाहिए। सामग्री की एक सूची बनाना सुनिश्चित करें, ताकि आपको अनावश्यक डेटा के माध्यम से लगातार फ़्लिप न करना पड़े। जैसे ही डेटा भर दिया जाता है, इन्वेंट्री में जानकारी दर्ज करें।
चरण 4
कार्ड इंडेक्स (कार्ड, फाइल, आदि) के तत्वों में निहित खोज संकेतों को कड़ाई से व्यवस्थित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि यह फूलों के लिए कार्ड इंडेक्स है, तो सभी तत्वों में खोज चिह्न ("कुंजी") उसी तरह प्रदर्शित होने चाहिए। ऐसा करने के लिए, खोज तत्व का "कंकाल" बनाएं।
चरण 5
मान लीजिए कि आप अपने फूलों का कार्ड इंडेक्स बनाना चाहते हैं। उन सभी की अलग-अलग विशेषताएं हैं, लेकिन उनमें कई समान तत्व होते हैं: पुष्पक्रम, तना, पत्ती, जड़, आदि। तदनुसार, इन सभी तत्वों को "कंकाल" में समाहित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, नाम "सूरजमुखी" है, पुष्पक्रम का आकार "गोल" है, रंग "पीला" है, आदि।
चरण 6
डेटा के किसी भी संग्रह के साथ "खोज मानदंड सूची" होनी चाहिए। साधारण कार्ड से बने संग्रह में, यह एक टेक्स्ट दस्तावेज़ हो सकता है; वर्चुअल आर्काइव फॉर्म के लिए - एक ड्रॉप-डाउन सूची जिससे उपयोगकर्ता अपनी जरूरत के चिन्ह का चयन करेगा। यदि आप एक इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग कैबिनेट रखते हैं, तो एक हटाने योग्य डिस्क पर एक टेक बनाना सुनिश्चित करें, क्योंकि हार्ड डिस्क किसी भी समय जल सकती है।
