कार्मिक प्रबंधन संगठन के मानव संसाधन विभाग की जिम्मेदारी है। कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल का गठन और रखरखाव उसके रोजगार के आदेश पर हस्ताक्षर करने के बाद किया जाता है।
ज़रूरी
- - काम पर रखे गए कर्मचारी के दस्तावेज (पासपोर्ट, शैक्षिक दस्तावेज);
- - काम पर रखने और किसी कर्मचारी की श्रम गतिविधि की प्रक्रिया में तैयार किए गए दस्तावेज;
- - 3x4 सेमी मापने वाले कर्मचारी की तस्वीर;
- - बाइंडर फ़ोल्डर।
निर्देश
चरण 1
प्रिंट करें और कर्मचारी को किराए पर दें, कार्मिक रिकॉर्ड और आत्मकथा के लिए व्यक्तिगत शीट के फॉर्म, कर्मचारी से उन्हें हाथ से भरने के लिए कहें। कर्मचारी को भरे हुए दस्तावेजों पर अपना हस्ताक्षर और तारीख डालने दें। अपनी व्यक्तिगत एचआर शीट के पहले पृष्ठ पर कर्मचारी की एक तस्वीर चिपकाएं।
चरण 2
एक नियमित बाइंडर लें और उस पर अपनी व्यक्तिगत फ़ाइल कवर शीट को प्रिंट और गोंद करें। पासपोर्ट की प्रतियां बनाएं (फोटो, पंजीकरण, वैवाहिक स्थिति वाले पृष्ठ), कर्मचारी के शिक्षा दस्तावेज, उन्हें एक व्यक्तिगत फाइल में रखें। वहाँ भी विशेषताओं, सिफारिशों, एक कर्मचारी का फिर से शुरू, एक नौकरी आवेदन संलग्न करें। यदि संगठन रोजगार अनुबंध और कर्मियों के आदेश अलग-अलग रखता है, तो उनकी प्रतियां बनाएं और उन्हें व्यक्तिगत फाइल में रखें।
चरण 3
अपनी व्यक्तिगत फाइल में नौकरी के विवरण और कर्मचारी के रोजगार के पंजीकरण से संबंधित अन्य दस्तावेजों की एक प्रति भी दर्ज करें। अपनी आत्मकथा और व्यक्तिगत रिकॉर्ड शीट संलग्न करना न भूलें (आमतौर पर आपकी व्यक्तिगत फ़ाइल की शुरुआत में रखा जाता है)। अपने पासपोर्ट और शिक्षा दस्तावेजों की एक प्रति के साथ शुरू करते हुए, अपनी व्यक्तिगत फ़ाइल की सभी शीटों को नंबर दें। व्यक्तिगत फ़ाइल में संग्रहीत दस्तावेज़ों की एक आंतरिक सूची बनाएं और इसे व्यक्तिगत फ़ाइल की शुरुआत में रखें।
चरण 4
उन्नत प्रशिक्षण (डिप्लोमा, प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र, आदि की प्रतियां) पर विभिन्न दस्तावेजों की प्रतियों के साथ अपने काम की प्रक्रिया में कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल को पूरक करें, अनुवाद की पुष्टि करने वाले दस्तावेज (बयान, रोजगार अनुबंध के लिए अतिरिक्त समझौते, प्रतियां या दूसरी प्रतियां) आदेश, आदि)), दंड या प्रोत्साहन और अन्य दस्तावेजों को लागू करने के आदेश।
चरण 5
बर्खास्तगी के दस्तावेजों के साथ संगठन से एक कर्मचारी की बर्खास्तगी पर एक व्यक्तिगत फाइल को पूरा करें: बर्खास्तगी का एक पत्र, पार्टियों का समझौता, बर्खास्तगी के आदेश की एक प्रति या दूसरी प्रति, और अन्य दस्तावेज।
चरण 6
बर्खास्त कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल को संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए तैयार करें। ऐसा करने के लिए, निम्नलिखित क्रम में दिनांक कालक्रम द्वारा दस्तावेजों को व्यवस्थित करें:
- कर्मियों और आत्मकथा का व्यक्तिगत रिकॉर्ड;
- पासपोर्ट और शैक्षिक दस्तावेजों की एक प्रति;
- रोजगार के लिए दस्तावेज;
- कर्मचारी के रोजगार के दौरान कार्मिक विभाग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज;
- बर्खास्तगी के दस्तावेज (एक व्यक्तिगत फाइल को पूरा करें)।
व्यक्तिगत फ़ाइल की शीटों को नंबर दें, इसकी आंतरिक सूची को फिर से पंजीकृत करें, दस्तावेज़ को संग्रह में जमा करें।
चरण 7
कार्यालय के काम की प्रक्रिया में, एक व्यक्तिगत फ़ाइल के दस्तावेज़ इसके अंदर रिवर्स टाइम कालक्रम में स्थित होते हैं, अर्थात। मामले की शुरुआत में बर्खास्तगी के दस्तावेज पोस्ट किए जाते हैं; उनके पीछे - कर्मचारी स्थानान्तरण पर दस्तावेज, प्रोत्साहन और दंड पर आदेश, आदि; उनके पीछे - रोजगार पर दस्तावेज और शिक्षा पर दस्तावेजों की प्रतियां, आदि।
