एक फैक्स तत्काल चिह्नित किया गया - इसे तेजी से बॉस को दें, बॉक्स में भरे ई-मेल को अलग किया जाना है, डाकिया द्वारा लाए गए पत्रों का ढेर और कुछ पार्सल विभागों में तत्काल "बिखरे हुए" होने चाहिए, और कर्मचारी एक छुट्टी आवेदन लिखा था। यहां आपके पास विज्ञापन और महत्वपूर्ण लेखा दस्तावेज दोनों हैं। सचिव का काम कठिन है! यह एक "कागज का टुकड़ा" खोने के लायक है, क्योंकि यह पता चला है कि संगठन का भाग्य और आपका करियर इस पर निर्भर करता है। हमेशा इस या उस दस्तावेज़ को खोजने में सक्षम होने के लिए, आपको पत्राचार को सही ढंग से पंजीकृत करने में सक्षम होना चाहिए।
ज़रूरी
- आने वाले पत्राचार रजिस्टर,
- आउटगोइंग मेल लॉग,
- 96 शीट की मात्रा वाली नोटबुक,
- संगठन के रूप,
- फ़ोल्डर्स
अनुदेश
चरण 1
आपको प्राप्ति या प्रेषण के दिन, इसके अलावा, आने वाले और बाहर जाने वाले सभी पत्राचारों को पंजीकृत करने की आवश्यकता है। सभी प्रकार के पत्राचार पंजीकरण के अधीन हैं: डाक आइटम, ई-मेल, फैक्स, संदेश के हाथों व्यक्तिगत रूप से वितरित किए जाते हैं। महत्वपूर्ण ईमेल (इनकमिंग और आउटगोइंग) को अन्य प्रकार के पत्राचार की तरह ही प्रिंट और लॉग किया जाना चाहिए। इसके अलावा, आंतरिक पत्राचार को पंजीकृत करना आवश्यक है: मेमो, सेवा ज्ञापन, व्याख्यात्मक नोट, बयान, शिकायतें।
चरण दो
पत्राचार दर्ज करने के लिए, विशेष पंजीकरण लॉग रखें। किसी विशेष प्रकार के पत्राचार की मात्रा के आधार पर, आप आने वाले और बाहर जाने वाले पत्राचार के सामान्य जर्नल बना सकते हैं, या इसके अतिरिक्त उन्हें प्रकार के अनुसार तोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, इनकमिंग और आउटगोइंग ईमेल रिकॉर्ड करने के लिए एक जर्नल बनाएं। पत्राचार की मात्रा के बावजूद, इनकमिंग और आउटगोइंग फ़ैक्स को पंजीकृत करने के लिए एक अलग जर्नल बनाना सुविधाजनक है।
चरण 3
यदि आपके पास प्रिंटिंग हाउस में मुद्रित पत्राचार के पंजीकरण की विशेष पत्रिका नहीं है, तो एक साधारण नोटबुक लें और इसे फैलाएं। आने वाले पत्रों के लॉग में, संदेश की संख्या, प्राप्ति की तारीख, साथ ही पत्राचार के प्रकार को इंगित करें, यदि आपके पास इलेक्ट्रॉनिक से फैक्स तक सभी प्रकार के संदेशों के लिए एक सामान्य लॉग है। एक अलग कॉलम में, पत्र की सामग्री का संक्षेप में वर्णन करें। अगले कॉलम में मुखिया का संकल्प और उस व्यक्ति का नाम लिखें जिसे निष्पादन के लिए पत्र सौंपा गया था। व्यवहार में, यदि समस्या किसी विशिष्ट व्यक्ति द्वारा नियंत्रित की जाती है, तो कई पत्र प्रबंधक तक नहीं पहुंचते हैं, लेकिन तुरंत कलाकार को प्रेषित कर दिए जाते हैं, इसलिए आपको इस कॉलम को बड़ा नहीं करना चाहिए। कलाकार के उपनाम के तहत या उसके आगे हस्ताक्षर के लिए एक जगह छोड़ने की सलाह दी जाती है, यह दर्शाता है कि उसे दस्तावेज़ प्राप्त हुआ है। यदि प्रमुख ने सचिव को दस्तावेज़ के "निष्पादन" को नियंत्रित करने का निर्देश दिया है, तो एक अलग कॉलम में नियंत्रण के बारे में एक नोट लाल स्याही (अक्षर "के" या शब्द "नियंत्रण") में डाल दिया जाता है। इस दस्तावेज़ से संबंधित आदेश के निष्पादन को पूरा करने के बाद, निष्पादन पर एक निशान लगाएं, साथ ही "केस टू केस" पत्र का स्थानांतरण (केस नंबर और इसके गठन की तारीख का संकेत दें)।
चरण 4
सभी आउटगोइंग संदेशों के लिए पत्राचार रजिस्टर की भी आवश्यकता होती है। आउटगोइंग पत्रों के लॉग में, आने वाले पत्राचार के लॉग की तुलना में कम कॉलम होते हैं। साथ ही आने वाले पत्रों के रजिस्टर में, आउटगोइंग पत्रों के रजिस्टर में पत्र की क्रम संख्या के साथ एक कॉलम, तारीख के साथ एक कॉलम, केवल प्रेषण के प्रकार, पत्राचार के प्रकार (यदि आवश्यक हो) के साथ बनाएं। संदेश के सारांश के साथ, दस्तावेज़ के प्रवर्तक का उपनाम (पत्र), साथ ही केस नंबर वाला कॉलम, जहां संदेश की एक प्रति दर्ज की गई थी।
चरण 5
एक विशेष तरीके से, आपको मेल द्वारा भेजे जाने वाले पत्राचार को पंजीकृत करना चाहिए। डाक द्वारा भेजे गए पत्रों का पंजीकरण संगठन के लेटरहेड पर किया जाता है। एक बार में 7-10 से अधिक पत्र नहीं भेजना बेहतर है।हाथ से या कंप्यूटर पर, फॉर्म पर, भेजने की तारीख नीचे लिखें, मेल द्वारा भेजे गए प्रत्येक पत्र के लिए, रिकॉर्ड की क्रम संख्या, संगठन का नाम, उसका स्थान (आप केवल शहर निर्दिष्ट कर सकते हैं या निर्दिष्ट कर सकते हैं) क्षेत्र)। दाईं ओर कुछ जगह छोड़ दें। यहां, मेल में चेक प्राप्त करने के बाद, आपको इससे मेलिंग नंबर (आमतौर पर 6-8 अंक) दर्ज करने होंगे। प्रत्येक शिपमेंट के लिए संगठन के नाम के नीचे, भेजे जाने वाले दस्तावेजों की संख्या और तारीखें, या अन्य विवरण लिखें जो उन्हें पहचानने की अनुमति देते हैं। डाकघर में इस सूची को डाक टिकट द्वारा प्रमाणित किया जाता है। आप इसे एक अलग फ़ोल्डर में या उस फ़ोल्डर में फ़ाइल कर सकते हैं जहाँ आउटगोइंग संदेश संग्रहीत हैं।
चरण 6
प्रत्येक प्रकार के आंतरिक पत्राचार को रिकॉर्ड करने के लिए एक अलग पत्रिका की आवश्यकता होती है। प्रत्येक पत्रिका में, दस्तावेज़ की संख्या, उसकी तिथि, प्रवर्तक का उपनाम, सारांश, सिर का संकल्प, निष्पादक का उपनाम, नियंत्रण का चिह्न, साथ ही मामले की संख्या का संकेत दें।
