लेखांकन रिकॉर्ड रखना एक श्रमसाध्य कार्य है। कुछ प्रकार के अनुबंधों के लिए चालान वाले फ़ोल्डर को संगठन में दस साल तक रखा जाना चाहिए, इसलिए उन्हें दर्ज करने की आवश्यकता है ताकि किसी भी समय आवश्यक दस्तावेज मिल सके।
अनुदेश
चरण 1
एक चालान जर्नल बनाए रखें। वहां उन सभी दस्तावेजों की संख्या दर्ज करें जिन्हें आप फाइल करना चाहते हैं। इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से, एक विशेष कार्यक्रम में, या एक नियमित एक्सेल स्प्रेडशीट में करना सबसे अच्छा है। दस्तावेज़ संख्या (आमतौर पर मिश्रित - संख्यात्मक और संख्यात्मक) और उसकी तिथि दर्ज करें। समय-समय पर, डेटा को डिस्क में स्थानांतरित करें ताकि कंप्यूटर के खराब होने की स्थिति में, संग्रह बरकरार और सुरक्षित रहे।
चरण दो
यदि कंपनी में एक से अधिक कानूनी इकाई है, तो कई इनवॉइस लेज़र बनाएं। दस्तावेज़ का प्रारूप तैयार करते समय, उसे तुरंत उचित संख्या दें। कन्वेंशन लागू करें। उदाहरण के लिए, JSC "ज़ोलोटाया एंटेलोप" के लिए जारी इनवॉइस को 123-ZA और JSC "Padishah" के लिए 123-P के रूप में चिह्नित करें। उस अनुबंध या समझौते की संख्या को इंगित करना सुनिश्चित करें जिसके लिए यह चालान तैयार किया गया था।
चरण 3
दाखिल करने के लिए चालान ले लो। एक छेद पंच के साथ दो छेद पंच करें। दस्तावेज़ को एक फ़ोल्डर में चिपकाएँ। अपनी प्रतिभूतियों को झुर्रियों से बचाने के लिए हेवी-ड्यूटी बाइंडरों का उपयोग करें। उन्हें बहुत कसकर न भरें।
चरण 4
दूसरी स्टोरेज विधि फाइल फोल्डर में है। पारदर्शी कवर लें और उसमें चालान डालें। फ़ाइल को बाइंडर में रखें और विशेष धारकों के साथ सुरक्षित करें।
चरण 5
प्रत्येक फ़ोल्डर को लेबल करें। ध्यान दें कि कौन से कानूनी इकाई चालान वहां संग्रहीत हैं। उस अवधि को लिखें जिसके लिए दस्तावेज़ एकत्र किए गए थे।
चरण 6
कृपया तीन वर्ष से अधिक पुराने इनवॉइस वेयरहाउस को भेजें। कार्डबोर्ड बॉक्स में फ़ोल्डरों को मोड़ो जो आसानी से सांस लेते हैं। दीवारों पर इंगित करें कि अंदर बाइंडरों की संख्या और वे किस कानूनी इकाई से संबंधित हैं। उस कार्यक्रम में जिसमें आप दस्तावेज़ पंजीकृत करते हैं, उनमें से कौन से गोदाम में भेजे गए थे, उन्हें चिह्नित करें। यदि आवश्यक हो, तो संग्रह को चुनना और आवश्यक कागजात ढूंढना हमेशा संभव होगा।
