वितरित या उत्पादित माल, प्रदान की गई सेवाओं के प्रति असंतोष व्यक्त करने के रूपों में से एक खरीदार का लिखित दावा है। वह इसे सीधे ई-मेल द्वारा कंपनी को भेज सकता है, इसे "शिकायत पुस्तिका" में छोड़ सकता है या किसी विशेष वेबसाइट पर शिकायत लिख सकता है, जहां कोई भी खरीदार उत्पाद या सेवा की गुणवत्ता के बारे में बोल सकता है। आपको ऐसे दावे का लिखित जवाब भी देना होगा।
अनुदेश
चरण 1
उच्च गुणवत्ता वाली ग्राहक सेवा में फीडबैक की निरंतर निगरानी और उन कमियों को दूर करने के लिए उपायों और विशिष्ट कार्यों को अपनाना शामिल है, जिन पर आपका ध्यान दावे में खींचा जाता है। इसका उत्तर देते हुए, आपको समझना चाहिए कि ग्राहक नाराज और दुखी है, इसलिए आपको उसके द्वारा प्राप्त अप्रिय प्रभाव को सुचारू करने के लिए सावधानीपूर्वक और सावधानी से वाक्यांशों का चयन करना चाहिए। एक सुविचारित और अच्छी तरह से तैयार प्रतिक्रिया आपको ग्राहक के स्नेह को वापस जीतने में मदद करेगी और, शायद, उन्हें आपके ग्राहकों की श्रेणी में बनाए रखेगी।
चरण दो
पत्र का लहजा बेहद सही और विनम्र होना चाहिए। बेशक, यदि आप खरीदार का पूरा नाम और संरक्षक जानते हैं, तो इसे प्रचलन में उपयोग करें। हमेशा बड़े अक्षर के साथ "आप", "आप", "आप" पते लिखें।
चरण 3
अगर दावा सही है तो पहले पैराग्राफ में माफी मांगें और हो सके तो यह समझाने की कोशिश करें कि घटना क्यों हुई। पहले वाक्य में ग्राहक से माफी मांगें, लेकिन अगर आप पूरी तरह से सुनिश्चित नहीं हैं कि इस मामले में यह वास्तव में कंपनी या उसके कर्मचारियों की गलती है, तो आप प्रतिक्रिया का पाठ निम्नानुसार शुरू कर सकते हैं: "जानकारी के लिए धन्यवाद जो आपने हमें भेजा है… "या" हमें समय पर सूचित करने के लिए धन्यवाद … "।
चरण 4
अपने उत्तर में, आपको केवल उस विशिष्ट मामले की चर्चा करनी चाहिए जो दावा लिखने का कारण बना। अन्य ग्राहकों से कंपनी की उत्कृष्ट समीक्षाओं का संदर्भ न लें; यह केवल एक अड़चन के रूप में काम करेगा। पाठ में विरोध का उपयोग न करें: "ए", "लेकिन", "एक ही समय में", अंतिम उपाय के रूप में, यदि आवश्यक हो, तो "फिर भी …" लिखें।
चरण 5
स्वयं ग्राहक के कुछ गुणों - उसकी असावधानी, विस्मृति, बुद्धि की कमी का हवाला देकर अपने आप को सही ठहराने की कोशिश न करें। यह मत भूलो कि ये वे लोग हैं जो आपको अपना पैसा देते हैं और एक नकारात्मक समीक्षा आपको कम से कम दस और संभावित ग्राहकों से वंचित कर सकती है।
चरण 6
इस बारे में लिखें कि स्थिति को खत्म करने और इसे दोबारा होने से रोकने के लिए आप क्या उपाय करेंगे। यदि विशिष्ट अपराधी पाए जाते हैं, तो उन्हें सूचीबद्ध करें और किए गए अनुशासनात्मक उपायों का वर्णन करें।
